Så får du hjälp med konferensbokningen

En enkel dagkonferens med tillhörande lunch är enkelt att boka allt själv, förutsatt att företaget bara består av ett fåtal personer. Men när det kommer till större företag eller längre vistelser krävs betydligt mer planering och det är i dessa lägen som bokningsföretag anlitas. De kan liknas med hur en resebyrå hjälper till att planera och beställa en resa. Men i detta fall sker planering och bokning av hotell, typ av mötes-rum, upplevelser, mat osv.

Hjälp – Från start till mål

Om ett företag önskar hålla en konferens i Göteborg finns över 100 olika hotell och anläggningar att välja mellan. Önskar du kunna utföra en specifik upplevelse (exempelvis åka båt) i samband med konferensen blir utbudet mindre och samtidigt svårare att hitta. Det finns inte någon jämförelsetjänst på internet där exakt alla olika parametrar kan anges varpå rätt konferensanläggning i Göteborg visas. Men det är här som förmedlingsföretagen istället kommer in.

I ett första läge kontaktas något av dessa förmedlingsföretag varpå de gör en intervju för att veta vilka faktorer som önskas till konferensen. Det kan handla om allt från önskemål kring mat och boende till upplevelser, service och tillgänglighet. Därefter kommer de ta fram de anläggningar i Göteborg som kan anordna konferens utifrån dessa parametrar. Det kan innebära att en enda anläggning rekommenderas likväl som att företaget kan välja mellan ett par olika och jämföra dessa.

Kostar det något?

Beroende på vilken tjänst som önskas kan olika prisnivåer uppstå. Det vanligaste är däremot att förmedlingsföretaget inte tar någon avgift för denna hjälp. Du som företagare kan alltså kontakta dem och få prisuppgift samt hjälp att boka en passande konferens. Detta i likhet med hur resebolagen hjälper till att hitta rätt resa utan att ta något betalt för detta.

Istället är det konferensanläggningarna som betalar till förmedlingsföretaget, vilket är ett logiskt och effektivt upplägg eftersom förmedlaren också ger dem kunder och ser till att allt blir bokat. Det blir därmed en riktad marknadsföring utförd av personer som verkligen är insatta i branschen. Det finns däremot tjänster i förmedlingsuppdraget som kan kosta. Som i alla tjänsteföretag är det ju viktigt med tydlig kommunikation åt båda håll, dvs att du och förmedlaren är överens om vad som ingår i tjänsten. Fråga alltid vad som ingår och vad som inte ingår. Men kortfattat så är detta en enkel och smidig väg för att boka rätt plats och upplevelse – för rätt typ av konferens.